Quiero comenzar mi negocio: ¿y ahora qué? - Registros Iniciales
En mis charlas sobre empresarismo, siempre notifico a los presentes que al comenzar su negocio además de sus clientes “mucha gente quiere saber de usted”. ¿A qué me refiero con esta frase? Me refiero a que, durante la vida de un negocio, dicho negocio estará sujeto al cumplimiento con diversas agencias gubernamentales, en su mayoría en observancia de sus diferentes obligaciones contributivas.
El llevar a cabo registros iniciales en las agencias gubernamentales en la etapa inicial de su negocio representa el primer contacto de usted como empresario ante las diversas agencias y marca el comienzo de su cumplimiento ante las mismas. Para muchos nuevos empresarios esta etapa inicial es agobiante, especialmente si se está llevando a cabo por sí mismo y no se tiene experiencia previa de negocios. Al contrario, les invito a ver esta etapa como el primer paso en el desarrollo de su estrategia corporativa y contributiva:
Utilice esta etapa de registros iniciales para familiarizarse con las diversas agencias gubernamentales, y los temas y/o contribuciones que administra cada una de ellas. Esto le proveerá un marco de referencia sobre los diferentes tipos de contribución a cual su negocio estará sujeto.
Asegúrese que cumple con los registros iniciales dentro de los periodos requeridos.
Oriéntese sobre las diversas radicaciones periódicas a realizar en las diversas agencias posteriores a su registro inicial, y confirme las fechas para realizarlas.
Es recomendable, que en esta etapa consulte con un profesional en la materia, ya sea un contador o abogado, quien lo pueda guiar de acuerdo a las circunstancias particulares de su negocio.
El listado que incluyo, tiene el propósito de proveerle información general sobre algunos de los temas y/o contribuciones que administran las diferentes agencias gubernamentales, y ciertos registros iniciales a llevarse a cabo en las mismas.
Departamento de Estado
El Departamento de Estado administra la creación, registro y continuidad de las entidades jurídicas en Puerto Rico.
De llevar a cabo su negocio en su capacidad individual no tendrá requisito de cumplimiento ante dicha agencia. Por el contrario, para llevar a cabo su negocio a través de una entidad jurídica, debe crear y registrar la misma en dicha agencia. El registro se hace en línea (https://prcorpfiling.f1hst.com).
Departamento de Hacienda
El Departamento de Hacienda administra, entre otros, la contribución sobre ingresos, y el impuesto sobre ventas y uso (“IVU”) estatal.
El registro inicial esencial ante dicha agencia es la solicitud del el cual se relaciona al IVU.Dependiendo de su actividad y de su solicitud, Hacienda emitirá dicho Certificado de Comerciante como agente retenedor o no retenedor para fines de IVU. Si su Certificado de Comerciante indica que es un agente retenedor será responsable de cobrar y realizar el pago de dicho impuesto al Departamento de Hacienda mediante la planilla mensual correspondiente. Este registro se debe hacer al menos 30 días antes de comenzar las operaciones del negocio. Dicho registro se hace en línea (https://suri.hacienda.pr.gov).
Internal Revenue Service
El Internal Revenue Service es el encargado de administrar en Puerto Rico ciertas contribuciones aplicables a un negocio en su capacidad de patrono.
El registro inicial esencial ante dicha agencia es la Solicitud de Número de Identificación Patronal. Esta solicitud se debe hacer si lleva a cabo su negocio a través de una entidad jurídica, o en su carácter individual pero contrata empleados. Este registro es de suma importancia ya que se considera como el número de seguro social de su negocio, y será solicitado por las demás agencias.
Dicho registro se hace en línea (https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp).
Municipios
Cada municipio es el encargado de administrar la contribución sobre volumen de negocios (también conocida como “patente municipal”). Dicha contribución, generalmente, es un 0.50% de las ventas o ingresos brutos del negocio.
El registro esencial referente a dicha contribución es la Solicitud de Patente Provisional, la cual se le hace en la Oficina de Finanzas de su respectivo municipio, a más tardar 30 días después de comenzar su negocio. Esta solicitud se hace a través de un formulario, y cada municipio tiene sus requisitos.
Los municipios también se encargan de la administración del 1% relacionado al IVU municipal. Es importante que verifique con el municipio aplicable referente a los requisitos de registro inicial y de la planilla mensual aplicable, ya que cada municipio tiene sus propias reglas.
Permiso de Uso
Dependiendo de su municipio, el gestionar el Permiso de Uso se hará a través de la Oficina de Permisos de su municipio o a través de la Oficina de Gerencia de Permisos (https://ogpe.pr.gov). Con la Solicitud de Patente Provisional (antes mencionada) muchos municipios requieren que se acompañe copia del Permiso de Uso (o evidencia de la solicitud).
Centro de Recaudación de Ingresos Municipales
El Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (“CRIM”) administra las contribuciones sobre la propiedad mueble inmueble.
Los individuos o las entidades jurídicas dedicados a negocios que sean dueños de propiedad mueble utilizada en su industria o negocio (por ejemplo, inventario, muebles, equipo, entre otros) estarán sujetos al pago de contribución a dicha agencia.La tasa a pagar será la establecida por el municipio en la que se encuentra dicha propiedad, pero generalmente es un 8%.
La contribución sobre la propiedad inmueble solo le será aplicable al negocio si el mismo es dueño de la propiedad donde lleva a cabo su negocio. Si el negocio se lleva a cabo su actividad en una propiedad alquilada no estará sujeto a dicha contribución.
El registro inicial se hace a través del Modelo AS-67, Formulario para Registrarse como Contribuyente Nuevo, el cual se radica en las oficinas regionales del CRIM o por correo electrónico. No tiene fecha específica de radicación, pero es recomendable radicarlo antes del vencimiento de su primera planilla de contribución sobre la propiedad mueble.
Marisel Valentín Márquez, es abogada y CPA en Puerto Rico. Actualmente, es socia junior del Bufete Pellot-González Tax Attorneys & Counselors at Law, P.S.C. en donde tiene a cargo diversas funciones en aspectos legales de la planificación contributiva y comercial de clientes corporativos e individuales nacionales e internacionales.
Website: www.pellot-gonzalez.com